Digitalizar y gestionar documentos
¿Cómo se gestiona la digitalización de documentos?
La gestión de la digitalización de documentos implica la conversión de información en formato físico a formatos digitales para facilitar el almacenamiento, acceso y distribución electrónica.
Debido a las mejores máquinas, programas y técnicas actuales podemos escanear cualquier tipo de documento en papel.
Pasos para digitalizar tus documentos
1. Reunión previa
En esta primera fase, nuestros técnicos se reúnen con el cliente para analizar:
- Tipo de documentación
- Calidades y formatos necesarios
- Indexación de los archivos
- Metadatos e introducción de la documentación en las plataformas del cliente.
2. Preparación de la documentación
Preparación de la documentación para su posterior digitalización. En esta fase y según las necesidades de cada cliente, pueden realizarse tareas como:
- Desgrapado
- Desencuadernación
- Ordenación de documentos
- Limpieza y preparación de los diferentes documentos
3. Digitalización
Según los requisitos de los archivos a tratar utilizamos diferentes máquinas adaptadas a cada trabajo como pueden ser:
- Escáneres cenitales de luz fría con las certificaciones FADGI y METAMORFOZE para archivos históricos
- Escáneres de libros
- Escáneres de gran formato
- Cámaras fotográficas
- Escáneres 3D
4. Postprocesamiento de los datos
En esta última fase, se realizan las siguientes acciones según se haya pactado en la reunión técnica:
- Revisión y corrección de los archivos escaneados
- Exportación de la documentación a diferentes formatos como pueden ser: TIFF, JPEG, DOCX, PDF, PDF/A, XLSX, HTML, ETC.
- Proceso de reconocimiento OCR para los archivos. Con nuestra tecnología OCR nuestros escáneres interpretarán el texto escrito en los documentos. De esta forma podrán encontrar rápidamente cualquier documento.
- Indexación de los archivos según los requisitos
- Ordenar y gestionar los documentos digitalizados en gestores documentales.
